Archiefbeheer

Professioneel beheren en bewaren van uw archieven.

Castelein staat garant voor een veilige én vertrouwelijke behandeling van uw archieven door een permanente bewaking en een strikt gecontroleerde toegankelijkheid. Onze magazijnen zijn volledig geautomatiseerd en voldoen aan de strengste normen wat betreft brandveiligheid, diefstal en klimaatcontrole. Dit alles tegen competitieve prijzen! Want u kunt uw huidige archiefruimte wellicht voor andere doeleinden in gebruik nemen.

Werkwijze

Concreet gaan we als volgt te werk:

1. Castelein levert handige speciaal ontwikkelde archiefdozen en barcodes.
2. De klant maakt een inventaris van de te archiveren dossiers. Indien gewenst kan een van onze medewerkers hierbij assisteren of volledig voor haar rekening nemen.
3. Castelein komt de dozen bij de klant ophalen en registeert deze in haar Warehouse Management System.

4. Bewaring en beheer van de opgeslagen dozen.

   Wenst u een document te consulteren uit uw archief? Om transportkosten en tijd uit te sparen kan Castelein het inscannen en doormailen.

   Ontvangt u liever uw dossier fysiek? Dan wordt deze binnen de 24u, tijdens werkdagen, geleverd per koerier.

   Uiteraard hebben we ook een leeszaal ter uwer beschikking, indien u liever zelf ter plaatse komt.

5. We herinneren er u automatisch aan wanneer de wettelijke bewaartermijn van uw archief verloopt. Wij kunnen, mits ontvangst van uw schriftelijk akkoord, de gevraagde dozen laten vernietigen en u hiervan het PV bezorgen. Zo betaalt u nooit nodeloze opslagkosten.

Hiermee stellen wij een mogelijke oplossing voor. Indien u een meer specifieke behandeling wenst, zijn wij bereid ons systeem verder af te stemmen op uw behoeften.

Wettelijke bewaartermijn

Boekhoudkundige documenten

De ondernemingen moeten hun boeken bewaren gedurende tien jaar, te rekenen van de eerste januari van het jaar dat op de afsluiting volgt. Van het ongesplitste dagboek, het centraal boek, de drie dagboeken van de kleine personenonderneming en het inventarisboek, moet het origineel worden bewaard. Van de andere boeken (dagboeken, grootboek) mag het origineel of een afschrift worden bewaard. De verantwoordingsstukken worden methodisch opgeborgen en tien jaar bewaard, in origineel of in afschrift. Stukken die niet strekken tot bewijs jegens derden (interne documenten), worden drie jaar bewaard.

BTW-documenten

Boeken, factuurboeken, facturen, registers

De boeken en stukken dienen te worden bewaard gedurende zeven jaar te rekenen vanaf de eerste januari volgend op hun sluiting wat boeken betreft, op hun datum wat andere stukken betreft of op het jaar waarin het recht op aftrek is ontstaan. Belastingplichtigen en niet-belastingplichtige rechtspersonen zijn tot die verplichting ook gehouden ten aanzien van de stukken in verband met de intracommunautaire verwervingen van goederen of met de in het buitenland verrichte handelingen die vallen onder de BTW-wetgeving.

Documenten m.b.t. onroerende goederen

Voor de belasting geheven op onroerende goederen uit hun aard en zakelijke rechten daarop, is het herzieningstijdperk voor de aftrek van de BTW op vijftien jaar vastgesteld. De ondernemingen moeten alle documenten die betrekking hebben op deze goederen of rechten gedurende vijftien jaar bewaren teneinde de controle op de herziening van de aftrek mogelijk te maken.

Nieuwbouw

De eigenaar van een pas opgericht gebouw is verplicht de plans en bestekken van dat gebouw, alsook de facturen van de bouw, te bewaren gedurende vijf jaar vanaf de datum van de betekening van het kadastrale inkomen en ze ter inzage voor te leggen op ieder verzoek van de ambtenaren die belast zijn met de controle op de heffing van de belasting.

Documenten m.b.t. de directe belastingen

Behoudens wanneer zij door het gerecht in beslag genomen zijn, of behoudens afwijking toegestaan door de administratie (het ministerie van de Vlaamse Gemeenschap), moeten de boeken en bescheiden aan de hand waarvan het bedrag van de belastbare inkomsten kan worden vastgesteld, ter beschikking van de administratie worden bewaard tot het verstrijken van het vijfde jaar of boekjaar volgend op het belastbaar tijdperk.

Vennootschapsdocumenten

De archieven van een vennootschap omvatten alle notulen, diverse verslagen en registers die, krachtens het Wetboek van vennootschappen, moeten opgesteld worden of gehouden. Deze moeten bewaard worden gedurende vijf jaar na de datum van bekendmaking van de afsluiting van de vereffening van de vennootschap. Deze bekendmaking behelst bovendien de opgave van de plaats, door de algemene vergadering aangewezen, waar de boeken en de bescheiden van de vennootschap zullen worden neergelegd en bewaard.

Sociale documenten

In het algemeen. moeten sociale documenten vijf jaar lang bewaard worden. Het begin van de bewaarperiode verschilt echter naar gelang de natuur van het document. De plaats van bewaring is dezelfde voor alle documenten: ofwel het adres waaronder de werkgever ingeschreven is voor de R.S.Z., ofwel het domicilie van de werkgever, of nog de maatschappelijke zetel indien het een vennootschap betreft. Indien het domicilie of de maatschappelijke zetel in het buitenland is gelegen, doet het adres van het sociaal secretariaat dienst.

Deze richtlijnen zijn slechts een indicatie. Castelein kan niet verantwoordelijk worden gesteld indien deze wettelijke bewaartermijnen niet meer van toepassing zijn.